Recientemente escuchaba en una cadena de televisión Institucional, el informe de rendición de cuentas sobre el Balance General de la Nación 2010, por parte de la Contraloría General de la República ante la comisión legal de cuentas del Congreso, donde el funcionario anotaba el sinnúmero de salvedades que no permite dar una opinión razonable sobre los estados financieros y mucho menos fenecer la cuenta fiscal de la Nación.Digamos, que esta clase de resultados es común escuchar en nuestro medio; pero, lo que llama la atención es que esas mismas salvedades son las que se han anotado por más de veinte años, sin que se haya constituido un propósito o acción de mejoramiento eficaz; hallazgos, susceptible de sanciones ejemplarizantes contra los responsables de la administración pública y por parte de quienes tienen la función de ejercer el control fiscal, administrativo y político de las entidades del estado y sus administradores.
Si la problemática se refleja en el registro, hay que mirar las causas y el impacto que estas salvedades ocasionan en lo administrativo, financiero, económico y disciplinario, que necesariamente genera detrimento patrimonial al Estado, deficiente gestión de los administradores, impacto negativo en lo social y sobre los proyectos de inversión propios de cada entidad.
A continuación y a manera de ejemplo relaciono algunas salvedades anotadas en el informe de la Contraloría y las posibles causas y efectos que las mismas pueden generar en el ámbito organizacional:
| Salvedades | Causas | Efectos |
| Inadecuado manejo de los inventarios y propiedad Planta y equipo. | - Áreas desorganizada. -Sin asignación de responsables idóneos. - Información desactualizada - Falta de inventarios e inspección física. - Inadecuado perfil del talento humano. - Deterioro ambiental - Sin manual de procesos y procedimientos. - Kardex desactualizado - Elementos improductivos o vencidos. - Sin pólizas de seguros. -Inadecuado mantenimiento (Hoja de vida). - deficiente depreciación o valorización. | -Detrimento patrimonial. -Asunción de responsabilidades fiscales. -Mayores gastos por mantenimiento, vigilancia, servicios públicos, etc,- - Desgaste administrativo - Dilución de responsabilidades -Ineficiencia– -Inadecuada gestión -Sobre o sub estimación contable en la utilidad o el patrimonio. |
| Inadecuada ejecución del presupuesto. | -Desconocimiento de los rigores normativos sobre el presupuesto. - Omisión en la elaboración del plan de compras anualizado. – Deficiente programación y recaudo de los ingresos. – Inobservancia en preservación de la austeridad del gasto. -Permanentes traslados presupuestales. - Acumulación de disponibilidades sin utilizar. -Inoportunidad en la revisión de los informes de presupuesto. – Desconocimiento del normograma presupuestal. -Deficiente capacitación y socialización. - Ordenadores del gasto sin los perfiles necesarios. - -Desconocimiento de los mapas de riesgo. -Memoria Institucional deficiente. | - Peculado por omisión. - Peculado por acción. -Detrimento patrimonial. -Perdida de recursos escasos. -Debilitamiento de las áreas misionales. - Incumplimiento en las metas y resultados sobre proyectos de inversión. – Inadecuada gestión. –Deficiente atención al cliente/usuario/afiliado. |
| Débiles sistemas de información financiera y contable. | -Ausencia de cultura contable. -Carencia de manuales de procedimientos contables y financieros. – Perfiles que no corresponden a las funciones realizadas. - Inoportunidad en la entrega de información contable y financiera por parte de los responsables. -Deficiente capacitación y socialización. - Débil apoyo por parte del área de informativa. - Exceso manejo de información de manera manual. – Plataformas de información sin la interfaces completas y agiles. | -Dictámenes negativos. -Decisiones Gerenciales erróneas e inoportunas. - Sanciones permanentes por parte de las autoridades competentes. - Mala imagen de la organización. |
| Deficiente manejo de la cartera. | -Inobservancia de la cartera por edades -Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos. - Débil cumplimiento de requisitos mínimos. – Garantías insuficientes. -Inadecuada gestión de cobro persuasivo y jurídico. - Inadecuada clasificación de la cartera por edades. – Débil defensa de los intereses de la entidad. | -Sub y/o sobre estimación de provisiones que afectan las utilidades del ejercicio. -Activos improductivos. -Desconocimiento normativo. -Afectación en los flujos de caja de tesorería. -Debilitamiento patrimonial. |
| Contratación sin las debidas formalidades | -Sin selección objetiva. - Sin los presupuestos suficientes. - Sin pólizas y garantías. – Sin estudios de pre - factibilidad y factibilidad adecuados. - Sin observancia de las inhabilidades e incompatibilidades previstas por la ley. - Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos. – Sin la adopción de mapas de riesgos. –Sin interventoras - Sin documentación necesaria. - Anticipos sin legalizar. -Ausencia de valores éticos y morales, -Débiles procesos de capacitación y socialización. -Sin la legalización oportuna. -Excesiva ampliación de los presupuestos en tiempo y valor. | -Detrimento patrimonial. - ineficiencia e ineficacia del gasto e inversión pública. Delitos contra la administración pública. - Desequilibrio en la organización pública. - Corrupción administrativa. Favores burocráticos. Empobrecimiento económico y social. |
| Incremento de los bienes recibidos en pago | Inadecuada gestión de cobro de la cartera. - Limitación de la capacidad de pago del deudor. -Liquidación galopante de empresas. –Falta de políticas acertada de cobranzas. -Normatividad absurda. | Desequilibrio financiero de las empresas. -Asunción de activos improductivos - Mayores gastos en vigilancia. servicios públicos, mantenimiento, bodegaje etc, -Perdida económica para quien recibe. -Liberación de responsabilidades de quien entrega. |
| Pasivos Laborales sin los rigores normativos | -Sistemas de información manuales - Ausencia de manuales de funciones y requisitos mínimos. -Incumplimiento en el pago de aportes a la seguridad social. -Inadecuada causación de prestaciones económicas. -Inoportunidad en el traslado de cesantías. -Limitados programas de capacitación. -Inoportunidad en la elaboración de novedades de nómina. -Estilo de dirección cerrado con procesos de selección sin meritócracia. - Plantas paralelas. -Estructuras organizacionales piramidales. - Débiles cálculos actuariales de pensiones de jubilación. | -Carencia de compromiso organizacional. - Poca cobertura y respaldo en salud y pensiones. – Subestimación de cuentas para prestaciones económicas. -Desgaste administrativo. -Débil resultados en términos de calidad y de servicio. |
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