Fundamento del control interno - Adecuada utilización de los recursos.

“La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos y servicios, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería imposible. Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene los activos fijos dentro de la empresa”.

Aunque ha sido muchas las iniciativas en procura de mantener saneados ésta clase de activos y servicios, se debe generar acciones de control, como:

• Adopción de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad, depreciación, valorización y contabilización, para concebir fortalezas en el manejo, registro y custodia de ésta clase de activos.
• Adopción de políticas en el ahorro de servicios públicos, mediante un cambio de cultura, donde la austeridad sea el fundamento para minimizar costos.
• Implementación de un manual de procedimientos actualizado y socializado sobre las compras y el manejo de los activos e inventarios de la organización, como rigor normativo de los procesos de autorización, registro, custodia y fijación de responsabilidades y como instrumento de guía en lo contable, operativo y administrativo de la organización.
• Elaboración y socialización del normograma sobre los activos.
• Elaboración de un plan de compras anualizado en virtud de un presupuesto con austeridad y atendiendo las verdaderas necesidad de la organización.
• Adopción de comités de compras con diferentes actores responsables de la organización, donde la auditoria internas pueden participar como observador.
• Asignación formal de ordenadores y responsables del manejo de los recursos, debidamente afianzados a través de pólizas globales.
• Asignación de bienes a cada uno de los responsables de acuerdo con sus funciones y actividad.
• Inventarios periódicos que constaten su existencia y buen uso.
• Evitar mantener activos sin utilizar en almacén o bodega.
• Implementar bitácoras del parque automotor por vehículo y responsable, detallando mantenimiento, combustible, reparaciones, repuestos, herramientas, aditivos, etc.
• Adquirir equipos de cómputo licenciados con mantenimiento adecuado.
• Adopción de antivirus que protejan la información sistematizada.
• Realización de Back-up frecuente sobre la información básica y prioritaria de la organización, manteniéndola en sitio diferente a su desarrollo habitual.
• Racionalización y utilización adecuada de los equipos de cómputo en labores propias de las funciones de los usuarios y la organización.
• Consumo de servicios públicos mediante una política de austeridad y racionamiento.
• Baja, remate o donación de inventarios que no proporcionen utilidad a la organización.
• Adopción de mecanismos automatizados para la lectura de bienes. (Código de Barras).
• Protocolización de las propiedades mediante títulos, escrituras, certificados etc.
• Reducción de trámites a través de pagos con abono a cuenta.
• Reducción del uso del papel, aprovechando la práctica virtual, utilizando el reciclaje, hecho que ayuda a preservar la naturaleza y el medio ambiente.
• Adopción de indicadores de consumo, que permitan medir la gestión permanentemente.
• Diseño y ejecución de mapas de riesgo sobre el uso y aprovechamiento de los bienes y servicios a fin de asumir controles que mitiguen las pérdidas en el manejo de los recursos físicos de la organización.
• Utilización de cajas menores para atender solo gastos fortuitos y de menor cuantía.
• Asignación de interventores especializados sobre los bienes objeto de compra o inversión.
• Diseño de una base de datos sobre precios del mercado, en especial sobre bienes y servicios que frecuentemente requiere la organización de acuerdo con su objeto social y sus actividades.
• Adopción de un presupuesto acorde con las necesidades reales y en virtud del plan de compras de la organización
• Realización der encuestas de satisfacción entre los usuarios interno y externos.
• Permanente capacitación y socialización sobre el manejo de los recursos de la organización, para estar a tono con las normas y políticas sobre su manejo.
• Segregación de funciones por quien registra, autoriza, custodia y maneja los bienes y servicios de la organización.
• Establecimiento de procedimientos para la recepción de quejas y reclamos sobre esta actividad como punto de referencia para el mejoramiento del proceso.
• Revisión permanente por parte de la auditoría interna, revisoría fiscal u otros organismos de control, sobre los inventarios de bienes y servicios de la organización, cuidando de evaluar la gestión, uso y conservación por parte de los responsables.
• Observación permanente de los rigores normativos y socialización a los responsable sobre las permanentes modificaciones.
• Oportuna clasificación de las construcciones en curso que proporcione un manejo coherente con las prácticas y métodos contables.
• Mantener saneado ésta clase de activos, que proporcione garantías suficientes para que la organización tenga la posibilidad de generar mejores ingresos así como mayor respaldo al acudir al mercado financiero; de ahí que es importante que los activos de la empresa estén plenamente asegurados, protocolizados, con escrituras y certificados de tradición sin pignoraciones y restricciones, al día en impuestos y plenamente utilizados.
• Permanente utilización de métodos evaluativos como la valorización y la depreciación. Dada la importancia y correspondencia con el patrimonio de la empresa, los activos, especialmente los inmuebles tiene un peso determinante, por lo que requieren ser permanente valorizados a través de avalúos técnicos por firmas autorizadas y reconocidas.
• Adopción de la dinámica de registros contable y permanente conciliación con áreas fuente.

Una de las más claras manifestaciones de ineficiencia en las organizaciones es observar cómo a pesar de contar con innumerables inmuebles en su inventario, acuden a la contratación de locales y oficinas en arrendamiento, incrementando el presupuesto de gastos en contravención a principios de eficiencia y economía fundamentos de la administración.

Recuerde, ”El uso que se le dé a los recursos, es un indicador de eficiencia o ineficiencia de la organización”

Gracias.