Consideraciones de control interno

No obstante haber transcurrido más de 20 años de implementado  el control interno, aún la cultura de éste sistema  vital en el desarrollo organizacional, continua confundiéndose con la figura de las oficinas de control interno o Auditoría Interna (Oficina), situación que compromete en gran medida el actuar de la administración  y descalifica la labor de las mal llamadas oficinas de control interno.

Es tal  el  equívoco,  que muchas Oficinas son  empleadas por la administración  para recibir, resolver y tramitar las quejas y reclamos de la ciudadanía, en contravención  a la eliminación del control previo y lo que es más inconveniente frente al postulado de no participar en actuaciones propias de la administración.

Por lo anteriormente expuesto, enumero actuaciones que nos ayudaran a comprender  el rol del sistema de Control Interno y el que desempeña las Oficinas  o quien haga sus veces.

Control interno

• Es por excelencia un instrumento de gestión gerencial, para la modernización de las entidades.
• No  es una oficina, no es una persona, no es un proceso, es un sistema donde interactúan todos los elementos que hacen parte de él, para garantizar que una vez manejados adecuadamente cumpla la organización con las metas y objetivos previstos.
• Su responsable no es el jefe, ni una dependencia, es el representante legal en primera instancia.
• Es una cultura fundamentada en el autocontrol, autogestión y autoregulación.
• Todos los elementos que hacen parte del sistema como; la planeación, la presupuestación, los manuales, el talento humano, los sistemas de información, la documentación, son controles en sí mismos.
• Es aplicable a todo organismo del Estado que cumplan funciones administrativas y maneje recursos públicos
• Forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.

La Oficina

• ·    Es un elemento más de ese sistema y debe velar por el cumplimiento de las metas de la organización.
• ·   Dentro de su función evaluadora debe desarrollar un adecuado sistema de verificación, esto es, un sistema de control productivo donde se detecten los riesgos existentes en la planeación y ejecución de los procesos y las causas que lo ocasionan, con el fin de diseñar controles pertinentes.    
• ·  Cumple una función de asesoría y apoyo a la alta dirección, dentro del nivel jerárquico que le corresponde.
• ·  Al estar en un alto nivel directivo,  le da la posibilidad de tener acceso a toda la información de la organización.
• ·  Requiere contar con todo el apoyo gerencial y administrativo, para coadyuvar en la implementación y desarrollo de un adecuado control interno.
• ·   Debe trabajar coordinadamente con la oficina de Planeación en la concertación del plan indicativo, sus metas y objetivos.
• ·   Dentro de sus funciones frente a la organización, tiene como papel fundamental velar porque el autocontrol se genere en cada una de las dependencias de la organización.
• ·    Frente a situaciones disciplinarias su papel es el de evaluar el funcionamiento del proceso disciplinario como cualquier otra actividad administrativa y no la de investigar y adelantar los proceso disciplinarios.
• ·   No debe refrendar o coadministrar,  su función se limita al seguimiento y evaluación a todos los procesos incluidos al de contratación.
• ·    Debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de su función asesora de toda la entidad.
• ·    Debe contar con profesionales calificados, entrenados, que conozcan los procesos, alto nivel de pertenecía, autoestima y honorabilidad para poder prestar una asesoría oportuna y de calidad.
• ·   Los informes de sus funcionarios tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios,  administrativos, judiciales y fiscales, cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten, de ahí  la importancia que sus funcionarios diseñen formal y técnicamente  papeles de trabajo.
• ·    De ninguna manera puede asumir las funciones de contaduría, pues de lo contrario se estaría desconociendo el principio constitucional de imparcialidad propio de la función administrativa-.
• ·   El decreto 1537 de 2001 resumió el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, en cinco tópicos, a saber: (1) Valoración de Riesgos, (2) acompañar y asesorar, (3) realizar evaluación y seguimiento, (4) fomentar la cultura de control, y (5) relación con entes externos, en ningún caso habla de investigar.
• ·  La firma del Jefe de la Oficina de Control Interno, en el acta de compromiso sobre los planes de mejoramiento, se refiere al compromiso de efectuar el seguimiento a dichos planes, pero en ningún momento a ejecutarlos. Para efectos de dejar precisado esto en la mencionada acta, se sugiere que debajo de la antefirma del Jefe de Oficina de Control Interno, se escriba "responsable de efectuar el seguimiento del plan", de tal manera que no quede como responsable de adelantar por sí mismo las acciones de mejoramiento acordadas por la entidad.
• ·   No se crea para ejercer el Control, sino para ayudar efectivamente a que este sea debidamente ejercido por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa.
• ·   Les es prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o el ejercicio del Control Previo. Como la interventoría en la contratación implica hacer parte del proceso contractual, no puede un funcionario de la Oficinas de Control Interno realizar dicha interventoría, debiendo limitarse a diseñar un sistema adecuado de verificación, que le permita conocer al detalle el desarrollo eficiente del proceso.
• ·    No es de su competencia participar activamente en el desarrollo del proceso de levantamiento periódico de los Inventarios de la entidad, mediante la coordinación y ejecución del mismo, sino que su función en relación con este proceso es verificar, evaluar, asesorar, acompañar y formular las recomendaciones necesarias al respecto.
• ·    Las funciones de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos, asignadas por la ley  a la oficina de quejas y reclamos, son funciones ejecutoras, no compatibles con las funciones que la ley sus normas complementarias le asignan a la Oficina de Control Interno, la cual cumple funciones de asesoría y evaluación, por lo que no es jurídicamente viable que a la Oficina de Control Interno se le adscriban las funciones de la oficina de quejas y reclamo.
• ·  En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.

Fuente: DAFP- otros. Propios

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